Les compétences du Project Manager : savoir être (soft skills)

Pour mener à bien un Projet et atteindre les objectifs fixés, tout en insufflant une bonne dynamique d’Equipe et de bons rapports avec les Parties Prenantes, le Chef de Projet devra se servir de ses compétences dans 3 domaines : savoir, savoir-faire et savoir être.

Le savoir et le savoir faire, ce sont les Hard Skills, alors que le savoir être est un ensemble de Soft Skills.

Pour fédérer les Acteurs du Projet et les amener à travailler en véritable Equipe, et pour manager les autres Parties Prenantes, le Chef de Projet utilisera son savoir être (les soft skills).

Ces compétences en savoir être ont été étudiées et réunies dans 2 référentiels, l’un réalisé par le PMI (Project Management Institute) et l’autre par l’IPMA (Association pour la certification en Management de Projet).

Ci-dessous en 2 parties vous trouverez un extrait de ces référentiels de compétences.

1ère Partie : le référentiel de compétences du PMI (Project Management Institute)

Les compétences en savoir être du Chef de Projet (Project Manager soft skills)

Etre capable de communiquer
- échanger de façon efficace et appropriée, des informations utiles avec les parties prenantes en utilisant des méthodes opportunes
Etre capable d’entraîner
- guider, inspirer, motiver les équipiers et autres parties prenantes, résoudre les problèmes pour atteindre de façon efficace les objectifs du projet
Etre capable de manager
- administrer de façon effective le projet à travers un déploiement approprié et utiliser les ressources humaines, financières, matérielles, intellectuelles et immatérielles
Etre capable d’utiliser ses capacités cognitives
- appliquer une profondeur de perception, de discernement, et de jugement pour diriger efficacement un projet dans un environnement changeant et évolutif
Etre efficace
- produire des résultats en utilisant les ressources, les outils et techniques appropriés tout au long du projet
Agir avec professionnalisme
- se conformer aux comportements éthiques gouvernés par la responsabilité, le respect, la loyauté, et l’honnêteté dans la pratique du management de projet

1.Etre capable de communiquer

C’est-à-dire échanger de façon efficace et appropriée, des informations utiles avec les parties prenantes en utilisant des méthodes opportunes.

Ecouter de façon active, comprendre et répondre aux parties prenantes :
- Ecouter de façon active
- Comprendre le contenu explicite et implicite de la communication
- Répondre et agir en rapport avec les attentes, les préoccupations et les problèmes
Entretenir les canaux de communication :
- Obtenir l’engagement des parties prenantes de façon proactive
- Emettre de l’information efficace
- Entretenir la communication formelle et informelle
S’assurer de la qualité de l’information :
- Utiliser les sources d’information appropriées
- Donner de l’information factuelles et appropriée
- Rechercher la validation de l’information
Adapter la communication à son public :
- Donner de l’information pertinente
- Utiliser des méthodes de communication opportunes pour le public
- Aligner la communication avec l’environnement ou le cadre

2.Etre capable d’entrainer
C’est-à-dire guider, inspirer, motiver les équipiers et autres parties prenantes, résoudre les problèmes pour atteindre de façon efficace les objectifs du projet.

Créer un environnement permettant les grandes performances :
- Exprimer de façon positive les besoins de l’équipe
- Promouvoir l’apprentissage collectif et prôner le développement personnel et professionnel
- Encourager systématiquement le travail collaboratif
- Demander et modéliser l’excellence
Construire et maintenir des partenariats efficaces :
- Limiter les partenariats de manière professionnelle appropriée pour le projet et la culture locale
- Construire la confiance et l’assurance avec les parties prenantes
- Créer un environnement qui encourage l’ouverture, le respect et la considération des parties prenantes
Motiver et accompagner les équipiers :
- Etablir et communiquer à l’équipe la vision du projet, l’état de la mission, et les valeurs stratégiques
- Récompenser la performance en accord avec les habitudes de l’organisation
- Etablir des relations d’accompagnement pour le développement des équipiers
Prendre ses responsabilités pour livrer le projet :
- Démontrer la possession, la responsabilité et l’engagement envers le projet
- Aligner ses activités personnelles et ses priorités pour augmenter les probabilités d’achèvement du projet
- Soutenir et promouvoir les actions d’équipe et les décisions
Utiliser ses compétences d’influence quand c’est nécessaire :
- Appliquer les techniques d’influence appropriées à chaque partie prenante
- Utiliser experts ou tierce-parties pour persuader les autres

3.Etre capable de manager
C’est-à-dire administrer de façon effective le projet à travers un déploiement approprié et utiliser les ressources humaines, financières, matérielles, intellectuelles et immatérielles.

Construire et maintenir l’équipe :
- S’assurer que les espérances et les responsabilités sont claires pour les équipiers et qu’ils comprennent leur importance pour le projet
- Maintenir une attitude positive et des relations partenariales effectives vis à vis des équipiers
- Identifier, évaluer, et sélectionner les talents internes et externes
- Promouvoir le travail sain, c’est-à-dire bien réparti
Planifier et manager de manière organisée pour le succès du projet :
- Travailler avec les autres pour identifier clairement le contenu, les rôles, les attentes et les tâches spécifiques
- Appliquer les standards de l’organisation ou du secteur d’activité et les pratiques généralement acceptées au projet
- Adapter les pratiques généralement acceptées pour le succès complet du projet
- Organiser l’information du projet, en soulignant le niveau approprié de détail
- Exiger en accord avec les processus, les procédures et les règlements
Résoudre les conflits impliquant l’équipe ou les parties prenantes :
- S’assurer que l’équipe et les parties prenantes sont pleinement conscients des règles collectives
- Identifier les conflits
- Résoudre les conflits

4.Etre capable d’utiliser ses capacités cognitives
C’est-à-dire appliquer une profondeur de perception, de discernement, et de jugement pour diriger efficacement un projet dans un environnement changeant et évolutif.

Avoir une vue d’ensemble du projet :
- Comprendre les besoins des parties prenantes, leurs intérêts, et leur influence sur le succès du projet
- Comprendre comment les actions du projet peuvent avoir un impact sur les autres parties du projet, sur les autres projets, et sur l’environnement de l’organisation
- Comprendre à la fois la structure formelle et informelle de l’organisation
- Comprendre les politiques organisationnelles
- Utiliser l’intelligence émotionnelle pour comprendre et expliquer les actions passées des autres et leurs attitudes habituelles, et anticiper sur leurs comportements futurs
Résoudre efficacement les problèmes et incidents :
- Simplifier la complexité pour une analyse complète et appropriée
- Utiliser des concepts complexes ou des outils quand c’est nécessaire
- Appliquer les leçons apprises pour résoudre les incidents actuels du projet
- Regrouper les multiples incidents constatés pour comprendre la situation d’ensemble
- Observer les divergences, les tendances, et les inter-relations parmi les données du projet
Utiliser les outils et techniques de management de projet appropriés :
- Comprendre les outils et techniques de management de projet
- Sélectionner les outils et techniques appropriés
- Employer les outils et techniques sélectionnés au management du projet
Dénicher les opportunités favorisant le succès du projet :
- Fournir un cadre prenant en compte les opportunités et les intérêts
- Identifier les opportunités qui peuvent apporter de la valeur au projet ou à son exécution
- Saisir les opportunités utiles dès qu’elles apparaissent
- Fusionner les opportunités et les transmettre à l’organisation

5.Etre efficace
C’est-à-dire produire des résultats en utilisant les ressources, les outils et techniques appropriés tout au long du projet.

Résoudre les problèmes du projet :
- Employer les techniques de résolution de problèmes appropriées
- Vérifier que les solutions proposées résolvent les problèmes et restent à l’intérieur des frontières du projet
- Choisir les solutions qui augmentent les bénéfices du projet et minimisent les impacts négatifs
Maintenir l’engagement, la motivation, l’accompagnement et le soutien des parties prenantes :
- Utiliser la communication avec les parties prenantes pour maintenir leur motivation
- Chercher constamment les opportunités de communiquer sur l’avancement du projet et les directions prises pour satisfaire les besoins et attentes des parties prenantes
- Inviter des experts dans les réunions et discussions pour influencer et obtenir le soutien des parties prenantes
- Rester objectif pour construire le consensus
Changer au bon moment pour satisfaire les besoins du projet :
- Adapter les changements à l’environnement du projet pour minimiser les impacts défavorables sur le projet
- Montrer de la flexibilité en regard des changements qui favorisent le projet
- Engager des actions positives pour tirer partie des opportunités ou résoudre les problèmes actuels
- Mettre en place un environnement favorable aux changements en pratiquant l’apprentissage permanent
- Agir comme agent du changement
S’affirmer quand c’est nécessaire :
- Prendre des initiatives quand c’est requis, assumer des risques calculés pour réaliser la livraison du projet
- Prévenir les discussions sans fin, prendre une décision, et choisir l’action appropriée
- Montrer de la persévérance et de la cohérence dans ses actions
- Prendre des décisions opportunes basées sur les faits tout en manageant l’ambiguïté

6.Agir avec professionnalisme
C’est-à-dire se conformer aux comportements éthiques gouvernés par la responsabilité, le respect, la loyauté, et l’honnêteté dans la pratique du management de projet.

Montrer son engagement envers le projet :
- Comprendre et soutenir activement le projet, les objectifs et la mission de l’organisation
- Coopérer avec toutes les parties prenantes pour atteindre les objectifs du projet
- Faire des sacrifices quand c’est nécessaire pour faire avancer le projet
Agir avec intégrité :
- Adhérer à toutes les obligations légales
- Travailler à l’intérieur d’un panel reconnu de standards éthiques
- Chercher à éviter ou révéler tout possible conflit d’intérêt avec toutes les parties prenantes
- Maintenir et respecter la confidentialité des informations sensibles
- Respecter la propriété intellectuelle des autres
Faire face à l’adversité personnelle ou collective de manière opportune :
- Garder le contrôle de soi en toute circonstance et répondre calmement
- Admettre ses erreurs et accepter de façon explicite ses responsabilités dans l’échec
- Apprendre de ses erreurs pour améliorer la performance future
Manager un effectif varié :
- Développer des éléments de confiance et de respect au sein de l’environnement du projet
- S’assurer de l’adhésion de l’équipe aux incidents culturels, obligations légales, et valeurs éthiques
- Respecter les différences personnelles, ethniques, et culturelles
- Créer un environnement de confiance et de respect des différences personnelles
Résoudre les incidents individuels et organisationnels avec objectivité :
- Respecter le cadre organisationnel pour les projets courants
- Trouver l’équilibre entre l’intérêt personnel et l’intérêt organisationnel
- Répartir les équipiers de façon impartiale sur les tâches appropriées

International Project Management Association

2ème partie : un extrait du référentiel IPMA (ou l’oeil des compétences selon le référentiel IPMA)

Les compétences en savoir être du Chef de Projet (Project Manager soft skills)

1.Compétences en Communication

Thématiques de la communication :
• Communication appropriée
• Langage corporel
• Plan de communication
• Communication formelle et informelle
• Écoute
• Réunions/entretiens
• Présentations
• Sécurité et confidentialité
• Communication verbale
• Communication écrite

2.Compétences comportementales

2.1 Conduite (leadership) :
- Coaching
- Délégation et autonomisation
- Réactions
- Styles de direction
- Autorité naturelle
- Pouvoir
- Reconnaissance
- Ténacité
- Clairvoyance
- Comportements adéquats / à améliorer
- Étapes de processus possible :
  - Choisir un style de direction adapté à la situation en ce qui concerne toutes les parties intéressées
  - Garantir sa compatibilité entre ses propres aptitudes et son style personnel
  - Appliquer le style de direction choisi
  - Contrôler l’efficacité et obtenir des réactions des parties intéressées
  - Recourir aux possibilités de formation et de coaching pour améliorer ses compétences de direction
  - Proposer aux membres de l’équipe des mesures de formation et de coaching dans le domaine de direction
  - Contrôler et garantir l’amélioration continue de ses compétences de direction et de celles des membres de l’équipe
  - Documenter les enseignements tirés et les appliquer dans les projets futurs

2.2 Engagement et motivation
2.3 Maîtrise de soi
2.4 Assertivité
2.5 Relaxation et maîtrise du stress
2.6 Ouverture d’esprit
2.7 Créativité
2.8 Orientation résultats
2.9 Efficience
2.10 Consultation
2.11 Négociations
2.12 Conflits et crises
2.13 Fiabilité
2.14 Reconnaissance des valeurs
2.15 Éthique
Étapes de processus possible :
- Choisir un style de direction adapté à la situation en ce qui concerne toutes les parties intéressées
- Garantir sa compatibilité entre ses propres aptitudes et son style personnel
- Appliquer le style de direction choisi
- Contrôler l’efficacité et obtenir des réactions des parties intéressées
- Recourir aux possibilités de formation et de coaching pour améliorer ses compétences de direction
- Proposer aux membres de l’équipe des mesures de formation et de coaching dans le domaine de direction
- Contrôler et garantir l’amélioration continue de ses compétences de direction et de celles des membres de l’équipe
- Documenter les enseignements tirés et les appliquer dans les projets futurs